Actividad 5. La descripción de la Norma Internacional General de Descripción Archivística

La descripción de la Norma Internacional General de Descripción Archivística

Archivo General de la Nación de Colombia

http://consulta.archivogeneral.gov.co/ConsultaWeb/descripcion.jsp?id=3150643

Primeramente, nos presenta un catálogo de Secciones, estos están clasificado por periodos. Por cada sección presenta una descripción, mostraré un ejemplo

Posteriormente presenta los fondos de las secciones, para este caso es el fondo de sección república.

El cuadro presenta la Sección en este caso subraye la sección de República, los años que corresponde (1605-1994) el número de fondos 94, en algunos casos presenta legajos 

Al darle click a la sección presenta los 96 fondos y empieza con descripción de cada uno conforme la norma ISAD

A continuación, identificare los 26 elementos que propone la norma ISAD (G)

Elementos				Regla	Ejemplos
1.-  Área de identificación
1.    Signatura o código de referencia			En este elemento, se incluye el código del país, del estado y el municipio, así como las siglas del archivo, el código de referencia local, la signatura o nombre del archivo, nombre del fondo, sección y serie, número de libro, año de creación y se incluirá la numeración de los libros; por ejemplo: “MX/16/053/AHMM/Inventario de libros impresos y manuscritos/Borrador de actas de Cabildo/L. N. 121/primera numeración”				ADM-CORREOS:SR.1
2.    Título			Se da el nombre de la unidad de descripción, abreviando sin perder la información esencial; por ejemplo: “Nombramiento de Juez de Coliseo”.				Administración de Correos: SR.1
3.    Fecha de producción			Periodo en el que el productor acumuló los documentos de la unidad de descripción en el ejercicio de su actividad (fechas extremas).				1763-1901
4.    Nivel de descripción			Se identifica el nivel de descripción de la unidad.				Fondo
5.    Volumen de la unidad de descripción			Consigna el volumen o soporte de la unidad de descripción; nos indica cantidad, tamaño o dimensiones; es decir, el número de las fojas en donde se encuentra la información fichada, la letra r después de un número será recta; la v, vuelta; también señalaremos cuando no están numeradas las fojas del libro y se indicará con la abreviatura s/f; es decir, sin foja; por ejemplo: “Foja(s): 125 r-125 v				Legajos: 1-52
2.- Área de contexto
6.-  Nombre del productor		Se indica el nombre de la entidad, persona física responsable de la producción, acumulación y conservación de los documentos de la unidad de descripción. Aquí, se escribirá el nombre de la persona que preside la sesión de Cabildo; por ejemplo: “José Ma. Cabrera”
7.-  Historia institucional/reseña biográfica:		Proporciona la historia institucional, los datos biográficos del productor o de los productores de la unidad de descripción; para estas fichas, se escribirá el cargo institucional de quien precedió la sesión y se colocará entre paréntesis y después del nombre del productor; por ejemplo: “Alcalde 1.o”					Los documentos de este fondo provienen de las administraciones principales y subalternas de correos. Algunos expedientes se originaron en las Tesorerías Generales y en la Secretaría de Hacienda.
8.- Historia archivística Informa acerca de los cambios de propiedad y custodia que sean significativos para determinar la autenticidad, integridad e interpretación.		Reseñar las sucesivas transferencias de propiedad y custodia de la unidad de descripción, así como las fechas. Si la historia de la custodia es desconocida debe reseñarse este hecho. Cuando la unidad de descripción se recibe directamente de su productor, no se debe incluir una historia de la custodia, esa información se recogerá en el elemento Forma de ingreso.
9.-  Forma de ingreso		Se identifica la forma de adquisición o transferencia; es decir, se consigna el origen desde el cual fue remitida la unidad de descripción; en nuestras fichas, se pondrá el distrito donde se produjo el documento, añadiendo el número de fojas en donde se encuentra la información proporcionada; por ejemplo: “Lugar: Valladolid / No. de foja(s): 1”
3.- Área de contenido y estructura:
10.-  Alcance y contenido		Proporciona a los usuarios la información necesaria para apreciar el valor potencial de la unidad de descripción; por ejemplo: “Se dio cuenta con un oficio de la Prefectura del Departamento, comunicando una orden del Supremo Gobierno para que no se permita que entre ningún español en el territorio de la municipalidad”.			En este fondo encontramos diversos informes administrativos, balances mensuales de cuentas, facturas de distribución, relaciones de gastos, correspondencia y nóminas de empleados, además de libros de cuentas de la Real Hacienda, relacionados con la Administración de Correos
11. Valoración, selección y eliminación Indica si la documentación ha pasado por cualquiera de éstas acciones.		Consignar las actividades de valoración, selección y eliminación realizadas a la unidad de descripción. Indicar al responsable
12. Nuevos ingresos Informa de los ingresos complementarios previstos		Cuando se trata de un fondo abierto proporcionar una estimación de la cantidad y frecuencia de los depósitos adicionales
13. Organización Informa acerca del sistema de clasificación y la ordenación.		Especificar la estructura interna del sistema de organización (cuadro de clasificación) y el tipo de ordenación: alfabética, numérica, topográfica, combinada u otra.			Ordenación cronológica irregular y geográfica
4.- Área de condiciones de acceso y utilización:
14.- Condiciones de acceso  Proporciona información acerca de la situación legal.	Especificar la legislación o la situación jurídica, los convenios, regulaciones o cualquier tipo de decisión que afecte al acceso a la unidad de descripción. En su caso, indicar el periodo de tiempo durante el cual la documentación permanecerá no accesible y la fecha en la que la documentación sí lo estará.
15.- Condiciones de reproducción	Informar si tiene derechos de reproducción intelectual. Si la existencia de estos derechos no se conoce, consignar este hecho. Si no existen restricciones no es preciso señalarlo.
16. Lengua/ escritura de la documentación Identifica la (s) lengua (s) y tipos de escritura.	Reseñar la lengua predominante de los documentos que integran la unidad de descripción. Dar cuenta de los distintos alfabetos, escrituras, símbolos o abreviaturas empleados.						Español
17. Características físicas y requisitos técnicos	Indicar cualquier característica física importante que afecte al uso de la unidad de descripción, por ejemplo: requiere restauración, conservación preventiva o bien tipo de software y/o hardware para poder acceder.
18. Instrumentos de descripción (consulta)	Informar sobre cualquier instrumento de descripción que se encuentre en poder del archivo o del productor y que proporcione información relativa al contexto y contenido de la unidad de descripción.						Guía
5.    Área de documentación asociada
19. Existencia y localización de los originales	Si la unidad de descripción es una copia y otro archivo, organismo o individuo conserva los originales, reseñar su nombre si la información no es confidencial. Si se tiene conocimiento de que los originales no existen se proporcionará esta información.					Colombia. Cundinamarca - Santafé de Bogotá, D.C. Archivo General de la Nación. AGN.
20. Existencia y localización de copias.	Indicar si existen copias de la unidad de descripción en otro soporte (ya sea en la institución o en cualquier otro lugar), registrando en donde pueden ser consultadas.
21. Unidades de descripción relacionadas Que se encuentren en el propio archivo o en otros.	Si existen otros documentos que tengan una relación directa con la unidad de descripción (ya sea por el principio de procedencia o por cualquier otra clase de asociación) se debe indicar esta relación y el lugar en donde se encuentran. Si los documentos relacionados cuentan con un instrumento de descripción, consignar esta información en el elemento Instrumentos de descripción.
22. Nota de publicaciones	Proporcionar la información y referencia acerca de cualquier publicación que trate o esté basada en el uso, estudio o análisis de la unidad de descripción. Incluir referencias de las transcripciones o ediciones facsimilares publicadas.
6. Área de notas
23. Notas	Consignar información significativa que no haya podido ser incluida en ningún otro elemento de la descripción.
7      Área de control de la descripción
24. Nota del archivista Explicar quién y cómo ha preparado la descripción	Especificar las fuentes consultadas para preparar la descripción y quien la ha elaborado.
25. Reglas o normas	Consignar las normas y reglas internacionales, nacionales y locales utilizadas en la descripción
26. Fecha de la descripción	Consignar las fechas en que se ha preparado y/o revisado la descripción y el nombre del archivo.

 

La finalidad de esta norma es facilitar rápido la búsqueda, y el servicio sea satisfactorio para el usuario, hicieron falta algunos elementos que no cubre el Archivo de Colombia.